Komunikácia s partnermi

DEP umožňuje užívateľom DMS vyhľadávať ostatných užívateľov DEPu, pokiaľ k tomu dajú súhlas, a naviazať s nimi komunikáciu. Podobne ako Skype zobrazuje aj DMS jednotlivé správy formou konverzácií. A to buď ku konkrétnym objektom v DMS, ale aj bez nich. Externého užívateľa je možné prizvať k práci nad projektom a odosielať mu dokumenty.

Odosielanie dokumentov

Spolupracujúcemu užívateľovi DEPu je možné odoslať dokument viacerými spôsobmi:

Na čítanie – dokument je odoslaný pre informáciu, neočakáva sa návrat dokumentu späť. Adresát je informovaný o možnosti stiahnutia dokumentu. Systém odosielateľovi dáva info o tom, či a kedy si adresát dokument stiahol. Dokument ďalej spracováva odosielateľ a každá nová verzia dokumentu je automaticky odosielaná všetkým predchádzajúcim adresátom.

K spracovaniu – dokument je odosielaný užívateľovi DEPu a očakáva sa jeho návrat späť. Odosielateľ teda už nemôže dokument v priebehu meniť. Súčasťou odoslania je aj vloženie informácie o očakávanom dátume návratu dokumentu. Systém stráži termíny a informuje o blížiacich sa a o meškajúcich termínoch.
Ako podklad – v princípe rovnaké ako odosielanie na čítanie, len z rozdielom, že nedochádza k automatickému odosielaniu ďalších verzií dokumentov.

E-mailom – dokument je odosielaný neriadene prostredníctvom e-mailového klienta odosielateľa.

Webové rozhranie pre externých partnerov

Pre externých partnerov, ktorí nemajú nainštalovaný DMS, je k dispozícii webové rozhranie k DEPu. Prostredníctvom neho môžu do DMS nezapojení užívatelia prijímať dokumenty od zadávateľa a odosielať výsledky svojej práce späť. Rovnako ako v DMS, aj prostredníctvom webového portálu, dochádza k logovaniu prenosov dokumentov a je tak zaistená jednoznačnosť a preukázateľnosť odoslania či stiahnutia dokumentu.